Referat Organizacyjny

kierownik referatu - sekretarz Gminy Joanna Wąsikowska- Kubacka

Tel.: (54) 231 63 10
E-mail:j. wasikowska-kubacka@brzesckujawski.pl

Skargi, wnioski, pełnomocnictwa, upoważnienia - Anna Kłobukowska
tel.: (54) 231 63 18, e-mail: anna.klobukowska@brzesckujawski.pl
Skargi, wnioski, pełnomocnictwa, upoważnienia - Daria Olszewska
tel.: (54) 231 63 18, e-mail: daria.olszewska@brzesckujawski.pl

Zakres czynności:

przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu projektów zarządzeń, regulaminów, instrukcji, pism okólnych w zakresie organizacji Urzędu;
udział w przygotowywaniu i prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza;
prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków przez Burmistrza, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
koordynowanie wpływającymi interpelacjami i zapytaniami, ich rozpatrywaniem zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym oraz przekazywaniem ich do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu;
koordynacja procesu składania projektów uchwał przygotowanych przez poszczególne komórki organizacyjne do Rady;
udział w przygotowywaniu korespondencji Burmistrza kierowanej do Rady;
koordynacja realizacji wolnych wniosków składanych przez Radnych podczas sesji Rady;
koordynowanie działań związanych ze sprawowaniem kontroli zarządczej i oceną ryzyka w Urzędzie we współpracy z Audytorem Wewnętrznym;
udział w przygotowywaniu stanowisk i sporządzaniu pism Burmistrza w relacjach z organami i podmiotami zewnętrznymi;
organizacja przeprowadzenia szkoleń zewnętrznych zamkniętych dla pracowników Urzędu;
prowadzenie zbioru składanych oświadczeń majątkowych przez osoby zobowiązane do ich złożenia;
realizacja spraw dotyczących pracy skazanych;
protokołowanie narad Burmistrza;
aktualizacja i wyposażanie w tablice urzędowe oraz tablice informacyjne zamieszczane w budynkach Urzędu.

Kancelaria Ogólna

Punkt Obsługi Interesanta - Katarzyna Klarkowska, Ewelina Abbott
tel.: (54) 231 63 10, e-mail: poi@brzesckujawski.pl
Archiwum - Katarzyna Klarkowska
tel.: (54) 231 63 10, e-mail: poi@brzesckujawski.pl

Zakres czynności:

realizacja zadań w zakresie obsługi interesantów w ramach prowadzonych Punktów Obsługi Interesanta oraz obsługi korespondencji jawnej, wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz - w warunkach lokalnych - doręczanie korespondencji Urzędu, w tym na zasadach obowiązujących w Kodeksie postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej;
prowadzenie dziennika korespondencji dla pism wchodzących i wychodzących;
odbieranie przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów z wyłączeniem przesyłek z adnotacją "do rąk własnych" lub kierowanych imiennie do Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika albo Naczelników Wydziałów i przesyłek poleconych w podwójnych kopertach jeśli na wewnętrznej kopercie znajduje się klauzula "poufne" lub "zastrzeżone";
odnotowywanie na piśmie braku awizowanych załączników lub załączników bez pisma;
zwrot do nadawcy korespondencji mylnie nadanej;
przekazywanie anonimów oraz informacji i deklaracji podatkowych wraz z kopertami z opatrzoną datą wpływu;
przekazywanie korespondencji zarejestrowanej i nierejestrowanej (wydawnictwa, gazety, druki nieimienne, itp.) Sekretarzowi do dekretacji - z wyjątkiem faktur i dokumentów księgowych, które po opatrzeniu datownikiem przekazuje się bezpośrednio Skarbnikowi;
dostarczanie po dekretacji korespondencji właściwym komórkom organizacyjnym lub pozostawienie jej do odbioru gminnym jednostkom organizacyjnym lub samorządowym instytucjom kultury;
odbiór i przekazanie do dekretacji korespondencji ePUAP oraz pism sądowych i ogłoszeń sądowych i komorniczych;
wysyłanie korespondencji po zarejestrowaniu i po sprawdzeniu kompletności (adres, znak sprawy, pieczęć urzędowa) listowo, faksem, telefaksem, na nośniku informatycznym lub pocztą elektroniczną;
doręczanie na terenie Gminy przez gońca pism i przesyłek, z zachowaniem wymogów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej;
w razie konieczności przyjmowanie podań wnoszonych ustnie do protokołu (w trybie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego) poprzez sporządzenie protokołu podpisanego przez pracownika przejmującego i przez wnoszącego, a w przypadku gdy osoba nie może lub nie umie złożyć podpisu, przyjmowanie podpisu osoby przez nią upoważnionej i uczynienie o tym fakcie stosownej wzmianki;
obsługa Archiwum Zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa we współpracy z Archiwistą;

Biuro Rady Miejskiej

Magdalena Mierzwicka

tel.: (54) 231 63 18, e-mail: rm@brzesckujawski.pl

Zakres czynności:

prowadzenie Biura Rady Miejskiej, w tym obsługa kancelaryjna i organizacyjna posiedzeń Rady, jej Komisji oraz pracy radnych dotyczącej ich działalności w Radzie, w tym prowadzenie obsługi finansowej dotyczącej Rady;
prowadzenie rejestrów i zbiorów oryginałów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, przepisów gminnych, a także wniosków i opinii Komisji Rady oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych;
prowadzenie spraw związanych z publikacją uchwał Rady, w tym przekazywanie uchwał organom nadzoru do publikacji lub ogłoszenia zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym;
organizowanie konsultacji społecznych zarządzonych przez Radę;
współdziałanie z Przewodniczącym Rady oraz Burmistrzem w sprawie przygotowania sesji Rady, przygotowywanie zawiadomień o sesji oraz zaproszeń, kontrola kompletności materiałów na sesję;
sprawowanie obsługi sesji i Komisji Rady oraz sporządzanie i udostępnianie protokołów i nagrań obrad;
prowadzenie obsługi biurowej i prawnej Rady i Komisji Rady;
prowadzenie spraw kierowanych do Rady w zakresie petycji, skarg, wniosków i zapytań, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków wnoszonych do Rady;
wykonywanie zadań związanych z wyborami w jednostkach pomocniczych Gminy;
prowadzenie spraw osobowych radnych oraz udzielanie pomocy w wykonywaniu ich funkcji;
prowadzenie obsługi korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz realizacja poleceń Przewodniczącego Rady w granicach jego kompetencji.

Udostępnij