Referat Organizacyjny

Kierownik Referatu - Magdalena Mierzwicka
Tel.: (54) 231 63 10
E-mail: rm@brzesckujawski.pl

• Skargi, wnioski, pełnomocnictwa, upoważnienia - Anna Kłobukowska
  tel.: (54) 231 63 18, e-mail: anna.klobukowska@brzesckujawski.pl

Zakres czynności:

• opracowywanie propozycji i wdrażania zmian w organizacji i funkcjonowaniu Urzędu;
• przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu projektów zarządzeń, regulaminów, instrukcji, pism okólnych w zakresie organizacji Urzędu oraz sprawowania nadzoru nad ich wykonaniem
• nadzór nad zarządzaniem dokumentacją w Urzędzie;
• udział w przygotowywaniu i prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza;
• prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków przez Burmistrza, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
• koordynacja procesu składania projektów uchwał przygotowanych przez poszczególne komórki organizacyjne do Rady Miejskiej;
• koordynacja realizacji wolnych wniosków składanych przez Radnych podczas sesji Rady Miejskiej;
• organizacja przeprowadzenia szkoleń zewnętrznych zamkniętych dla pracowników Urzędu;
• nadzór nad zapewnieniem obsługi prawnej Urzędu;
• koordynowanie działań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych przez osoby zobowiązane do ich złożenia;
• współpraca w wykonywaniu czynności bezpośrednio realizowanych przez Kancelarię Ogólną i Archiwum Zakładowe oraz Biuro Rady Miejskiej

• prowadzenie Biura Rady Miejskiej, w tym obsługa kancelaryjna i organizacyjna posiedzeń Rady, jej Komisji oraz pracy radnych dotyczącej ich działalności w Radzie, w tym prowadzenie obsługi finansowej dotyczącej Rady;
• prowadzenie rejestrów i zbiorów oryginałów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, przepisów gminnych, a także wniosków i opinii Komisji Rady oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych;
• prowadzenie spraw związanych z publikacją uchwał Rady, w tym przekazywanie uchwał organom nadzoru do publikacji lub ogłoszenia zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym;
• organizowanie konsultacji społecznych, zarządzonych przez Radę;
• współdziałanie z Przewodniczącym Rady oraz Burmistrzem w sprawie przygotowania sesji Rady, przygotowanie zawiadomień o sesji oraz zaproszeń, kontrola kompletności materiałów na sesję;
• sprawowanie obsługi sesji i Komisji Rady oraz sporządzanie i udostępnianie protokołów i nagrań obrad;
• prowadzenie obsługi biurowej i prawnej Rady i Komisji Rady;
• prowadzenie spraw kierowanych do Rady w zakresie petycji, skarg, wniosków i zapytań, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków wnoszonych do Rady;
• wykonywanie zadań związanych z wyborami w jednostkach pomocniczych Gminy;
• prowadzenie spraw osobowych radnych oraz udzielanie pomocy w wykonywaniu ich funkcji;
• prowadzenie obsługi korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz realizacja poleceń Przewodniczącego Rady w granicach jego kompetencji.

Kancelaria Ogólna

• Punkt Obsługi Interesanta - Katarzyna Klarkowska, Ewelina Abbott
  tel.: (54) 231 63 10, e-mail: poi@brzesckujawski.pl
• Punkt Obsługi Interesanta w Wieńcu - Ewa Jaskulska
  tel.: (54) 426 20 20, (54) 426 20 27, e-mail: poi.wieniec@brzesckujawski.pl
• Archiwum - Katarzyna Klarkowska
  tel.: (54) 231 63 10, e-mail: poi@brzesckujawski.pl

Zakres czynności:

• realizacja zadań w zakresie obsługi interesantów w ramach prowadzonych Punktów Obsługi Interesanta oraz obsługi korespondencji jawnej, wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz - w warunkach lokalnych - doręczanie korespondencji Urzędu, w tym na zasadach obowiązujących w Kodeksie postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej;
• prowadzenie dziennika korespondencji dla pism wchodzących i wychodzących;
• odbieranie przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów z wyłączeniem przesyłek z adnotacją "do rąk własnych" lub kierowanych imiennie do Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika albo Naczelników Wydziałów i przesyłek poleconych w podwójnych kopertach jeśli na wewnętrznej kopercie znajduje się klauzula "poufne" lub "zastrzeżone";
• odnotowywanie na piśmie braku awizowanych załączników lub załączników bez pisma;
• zwrot do nadawcy korespondencji mylnie nadanej;
• przekazywanie anonimów oraz informacji i deklaracji podatkowych wraz z kopertami z opatrzoną datą wpływu;
• przekazywanie korespondencji zarejestrowanej i nierejestrowanej (wydawnictwa, gazety, druki nieimienne, itp.) Sekretarzowi do dekretacji - z wyjątkiem faktur i dokumentów księgowych, które po opatrzeniu datownikiem przekazuje się bezpośrednio Skarbnikowi;
• dostarczanie po dekretacji korespondencji właściwym komórkom organizacyjnym lub pozostawienie jej do odbioru gminnym jednostkom organizacyjnym lub samorządowym instytucjom kultury;
• odbiór i przekazanie do dekretacji korespondencji ePUAP oraz pism sądowych i ogłoszeń sądowych i komorniczych;
• wysyłanie korespondencji po zarejestrowaniu i po sprawdzeniu kompletności (adres, znak sprawy, pieczęć urzędowa) listowo, faksem, telefaksem, na nośniku informatycznym lub pocztą elektroniczną;
• doręczanie na terenie Gminy przez gońca pism i przesyłek, z zachowaniem wymogów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej;
• w razie konieczności przyjmowanie podań wnoszonych ustnie do protokołu (w trybie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego) poprzez sporządzenie protokołu podpisanego przez pracownika przejmującego i przez wnoszącego, a w przypadku gdy osoba nie może lub nie umie złożyć podpisu, przyjmowanie podpisu osoby przez nią upoważnionej i uczynienie o tym fakcie stosownej wzmianki;
• obsługa Archiwum Zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa we współpracy z Archiwistą;