Elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe

Zgodnie z przyjętym harmonogramem, część przedsiębiorców prowadzi od tego roku elektronicznie księgi i ewidencje podatkowe.
Elektroniczne prowadzenie ksiąg i ewidencji podatkowych umożliwia automatyzację kluczowych procesów finansowych, wpływa na znaczną oszczędność czasu oraz całkowite wyeliminowanie konieczności drukowania i archiwizacji dokumentów w formie papierowej.
Przypominamy najważniejsze informacje związane z tym obowiązkiem.
Obowiązek wprowadzany etapami
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPIR) lub ewidencji przychodów oraz ewidencji i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych jest wprowadzany etapami. Dzięki temu podatnicy mają czas na stopniowe przygotowywanie się do nowego sposobu raportowania.

Pierwsza grupa osób, rozliczających się z podatku PIT oraz kolejna grupa rozliczająca się z podatku CIT prowadzi elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe od początku 2026 r. Do tej grupy należą przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Warunkiem jest to, że są oni zobowiązani do przesyłania plików JPK_V7M.

Przedsiębiorcy z tej grupy pierwszy raz wyślą do urzędu skarbowego swoje księgi i ewidencje podatkowe w tej formie w 2027 r. Termin przesłania danych z ksiąg rachunkowych, PKPIR, ewidencji przychodów oraz odpowiednio ewidencji i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest powiązany z datą złożenia zeznania podatkowego.

W celu wydłużenia terminu na przesyłanie  JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR procedowany jest projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (UD350), mający na celu m.in. wydłużenie terminu na przesyłanie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe. 16 kwietnia br. projekt ustawy został skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu. Proces legislacyjny projektu ustawy jest dostępny do śledzenia pod adresem: https://www.sejm.gov.pl/sejm10.nsf/agent.xsp?symbol=RPL&Id=RM-0610-47-26

Przedłużenie terminów przesyłania ksiąg
W Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie  Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. w sprawie przedłużenia terminów przesyłania ksiąg rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz. U. poz. 188), mające na celu przedłużenie podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe terminu na przesyłanie tych ksiąg :

do końca siódmego miesiąca  po zakończeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego  rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r. a kończącego się przed dniem 1 kwietnia 2026 r.,
 do końca lipca 2026 r.  po zakończeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r. a kończącego się przed dniem 31 grudnia 2025 r.
Początek 2027 r. to okres, w którym obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych w formie elektronicznej obejmie również wszystkich pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie wspomnianych ustaw. Będą oni przesyłać swoje księgi, ewidencje i wykazy w ustrukturyzowanej formie od 2028 r.

Nowe obowiązki nie zmieniają dotychczasowego sposobu składania zeznań PIT oraz CIT – ten pozostaje bez zmian.

Szczegóły rozporządzeń
W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16.08.2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm.) oraz rozporządzeniach Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r.:

w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299),
w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 1294),
w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1311).
szczegółowo zostały wyjaśnione zasady prowadzenia i przesyłania naczelnikowi urzędu skarbowego elektronicznych ksiąg i ewidencji podatkowych.

Podmioty prowadzące:

księgi rachunkowe będą zobowiązane do przesyłania:
JPK_KR_PD (księgi rachunkowe),
JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych)
podatkową księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązane do przesyłania:
JPK_PKPIR (podatkowa księga przychodów i rozchodów),
JPK_ST (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych);
ewidencję przychodów będą zobowiązane do przesyłania:
JPK_EWP (ewidencja przychodów),
JPK_ST (wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).
Więcej informacji nt. rozporządzeń: Publikacja rozporządzeń Ministra Finansów i Gospodarki dotyczących ksiąg podatkowychoraz https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-cyfryzacji-dokumentacji-ksiegowej-w-podatku-cit.